Malam Selasa, 24 Mei 2022 kami--pengurus harian TPQLB Spirit Dakwah Indonesia--berusaha menindaklanjuti PR besar yang dihasilkan dari monev Kemenag Provinsi. Proses itu dimulai dengan melengkapi seluruh persyaratan yang dibutuhkan untuk membuat akun EMIS lembaga, melengkapi profil akun EMIS lembaga yang sudah terdaftar dan mengonfirmasikan ketuntasan PR besar kepada pihak terkait.
Pertama, melengkapi seluruh persyaratan yang dibutuhkan untuk membuat akun EMIS lembaga. Terkait hal ini, seingat saya dalam monev sempat dipaparkan bahwa yang paling utama dan penting dibutuhkan untuk membuat akun EMIS lembaga adalah foto surat ijin operasional lembaga dari Kemenag dan surat keputusan berdiri lembaga dari Kemenkum HAM.
Untuk memastikan kebenaran akan hal itu lantas mas Zakaria menghubungi pihak Kemenag Kabupaten Tulungagung via WhatsApp. Isi chat tersebut menegaskan, bahwa ingatan saya masih tajam, foto surat ijin operasional dan SK berdiri lembaga adalah dua syarat mutlak yang diperlukan, ditambah dengan nama operator EMIS, nomor telepon operator EMIS dan alamat email lembaga.
Awalnya saya kira membuat akun EMIS lembaga itu dapat dilakukan secara mandiri, namun ternyata hal itu hanya bisa dibuat oleh pihak pengelola aplikasi EMIS di Kemenag kabupaten. Artinya kami harus mengonfirmasikan terlebih dahulu ke pihak Kemenag. Dengan semangat yang tinggi esok harinya mas Zakaria bertandang ke kantor Kemenag. Di sana mas Zakaria diminta untuk mengisi lembar belangko isian pendaftaran lembaga LPQ. Dalam foto yang di-share via WhatsApp di grup PH TPQLB terlihat jelas terdapat tiga bagian yang harus diisi. Yakni profil lembaga, data pendirian dan belangko pendaftaran akun operator lembaga.
Belangko pendaftaran akun itu diisi lengkap oleh mas Zakaria. Mas Zakaria pula yang terus berkomunikasi dan berkoodinasi dengan pihak Kemenag dan Pak Suminto. Komunikasi ini penting, mengingat tidak ada satupun di antara kami yang pernah atau bahkan berpengalaman dalam mengurusi segala sesuatu tentang pembuatan EMIS lembaga.
Tanggal terus menuju tanduknya bulan, sementara kami masih saja merasa belum diarahkan. Akun EMIS lembaga belum saja ditindaklanjuti pihak pengelola aplikasi EMIS. Saya melihat ada sedikit miss komunikasi antara pihak pengelola aplikasi EMIS dan instruksi dari hasil keputusan monev. Akan tetapi berkat kegigihan mas Zakaria yang gencar komunikasi dan koordinasi dua arah, akhirnya akun EMIS lembaga pun berhasil dibuatkan. Tepat pada tanggal 31 Mei 2022 seingat saya akun EMIS lembaga berhasil dibuatkan dan terdaftar.
Kedua, melengkapi profil akun EMIS lembaga yang sudah terdaftar. Setelah berhasil dibuatkan, profil akun EMIS lembaga berusaha digenapkan. Mbak Tania selaku operator EMIS lembaga berusaha menuntaskan kelengkapan profil akun. Adapun langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah meng-input profil asatidz. Dalam hal ini data disesuaikan dengan template kebutuhan. Windy selaku sekretaris berusaha mengoordinir kolektivitas data dari masing-masing asatidz. Windy meminta foto KTP, file foto resmi berwarna ukuran 4x6, nomor rekening dan NPWP via WhatsApp. Dengan telaten ia menge-chat satu demi satu. Setelah terkumpul, data itu disesuaikan dengan kolom kebutuhan profil asatidz.
Selain itu, kami juga berusaha memastikan setiap asatidz telah mengabdikan diri di TPQLB Spirit Dakwah Indonesia Tulungagung telah seberapa lama, mulai tahun kapan bergabung, selama ini mengampu mata pelajaran apa dan latar belakang pendidikannya. Penyesuaian profil asatidz itu tentu bertumpu pada tingkat keaktifan masuk mengajar di setiap minggunya. Asatidz yang telah lama alpha, tak ada kabar dan terlena dengan kesibukan pribadinya tentu kami coret.
Setelah data asatidz lengkap, lantas kami berusaha melengkapi data santri yang dibutuhkan. Sebagai solusinya, akhirnya kami menyepakati untuk membuat google form. Windy berperan sebagai pihak eksekutor. Kurang lebih sekitar 10 menit Windy membuat kolom sesuai template kebutuhan. Setelah selesai, link google form itu disebarkan ke grup WhatsApp wali santri.
Melalui tautan yang diklik itulah semua data santri lama dan baru dapat terakumulasi secara otomatis. Baik itu secara kuantitas ataupun kualitas. Tentu ini adalah salah contoh bagaimana fungsi teknologi mutakhir dapat menopang dan memudahkan manajemen pengelolaan administrasi lembaga. Karena kemudahan yang tersedia ini pula kami tidak harus lagi bersusah hati mendata santri secara manual dengan tulis tangan. Tentu saja kemajuan teknologi ini harus dimanfaatkan. Jika tidak, bodohnya keterlaluan.
Masalahnya, bukankah data santri lama itu telah terakumulasikan dan didokumentasikan dengan baik? Lantas kenapa harus mengisi google form? Tentu sudah, akan tetapi terlalu banyak jumlah santri yang telah vakum. Sehingga mau tidak mau kami pun harus meng-update kuantitas santri terkini, terlebih kuantitas santri baru juga belum terdokumentasikan.
Sedang yang terakhir, yakni mengonfirmasikan ketuntasan PR besar kepada pihak terkait. Sayang seribu sayang, sebelum kami menuntaskan kelengkapan administrasi kelembagaan tersebut ternyata aplikasi EMIS yang diakses melalui laman PD-PONTREN itu telah di cut off oleh pusat. Sehingga koneksi terputus dan error. Sebab pada kenyataannya, tanggal 31 Mei 2022 adalah detik-detik terakhir kami harus merampungkan tugas pengisian dan peng-update-an data.
Mendapati fakta itu kami benar-benar dilanda kekalutan mental bukan kepalang. Karena memang telah beberapa hari mas Zakaria hilir-mudik ke kantor Kemenag dan entah sudah berapa kali kami melengkapi semua data dengan melembur. Tentu saja, kami dibuat harap-harap cemas dengan errornya akses di saat-saat kami sedang on fire.
Di tengah keputusasaan tersebut sempat pula mas Zakaria berusaha menenangkan diri dan bertanya langsung di dalam grup yang memang beranggotakan perwakilan lembaga yang telah dilakukan kunjungan monev. Benar saja, di dalam sana diterangkan bahwa hari itu adalah detik-detik terakhir menyempurnakan data dan ada masa cut off data EMIS. Ironisnya, hal itu tidak diperhatikan oleh mas Zakaria. Kendati demikian, mas Zakaria terus berusaha membangun komunikasi yang baik, sehingga akhirnya jalannya dimudahkan.
Tulungagung, 13 Mei 2022
Komentar
Posting Komentar