Persiapan Sebelum Kunjungan
Dalam upaya mempermudah manajemen pengelolaan lembaga, TPQLB Spirit Dakwah Indonesia menyusun pengurus harian (PH) berbasis struktural. Struktur pengelolaan tersebut terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara dan koordinator divisi kurikulum. Kehadiran pengurus harian ini penting karena berhubungan banyak dengan tanggung jawab dan tugas yang harus diemban oleh seseorang dalam setiap keberlangsungan kegiatan. Sehingga setiap agenda kegiatan dapat dipertanggungjawabkan, dikontrol, dan dievaluasi serta dibenahi untuk menjadi lebih baik lagi.
Untuk menunjang itu semua--tugas pokok dan fungsi dari masing-masing PH--tentu saja dibutuhkan komunikasi yang efektif dan efisien. Maka dibuatlah grup WhatsApp khusus PH TPQLB Spirit Dakwah Indonesia. Grup WhatsApp ini berfungsi untuk memudahkan koordinasi. Baik itu menyangkut agenda kegiatan pembelajaran, agenda kegiatan yang bersifat momentum, berbagai macam persoalan yang dihadapi, administrasi, pengarsipan dan dokumentasi lembaga, sampai dengan agenda kegiatan yang sifatnya tidak terduga. Tak terkecuali agenda kunjungan monitoring dan evaluasi (monev) Kemenag Provinsi Jawa Timur yang sebelumnya tidak terduga sama sekali.
Satu hari sebelumnya, Senin, 23 Mei 2022 tepat jam 14.19 WIB secara mendadak grup WhatsApp PH TPQLB dipenuhi dengan notifikasi. Notifikasi tersebut berisikan pemberitahuan bahwa pada Selasa, 24 Mei 2022 sekitar jam 10.00- an akan ada kunjungan monitoring dan evaluasi (monev) dari Kemenag Provinsi. Lantas terkait dengan hal itu dibutuhkan kerja sama untuk mempersiapkan kelengkapan administrasi kelembagaan, pengondisian tempat dan konsumsi. Mengetahui hal itu lantas saya mengusulkan untuk melengkapi semua kebutuhan itu di malam hari. Akan tetapi pada kenyataannya di malam Senin itu pula saya memiliki jadwal mengajar di sekolah paket, sehingga saya meminta izin hanya mampu membantu di Selasa pagi.
Permintaan izin saya diterima. Tepat di malam harinya, sekitar jam 20.37 WIB chat via WhatsApp di grup PH TPQLB kembali masuk. Chat itu berisikan dua pemberitahuan penting terkait teknis dan pelaksanaan kegiatan kunjungan monev. Pertama, chat itu melayangkan form data TPQ yang harus dilengkapi saat kunjungan monev dan diimbuhi dengan stempel lembaga. Sedang yang kedua, perihal rute kunjungan monev. Dalam chat antara Mas Zakaria dan Pak Suminto (selaku ketua Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren (PDPonTren) Kabupaten Tulungagung) menyatakan bahwa rute kunjungan monev dimulai dari TPQLB Spirit Dakwah Indonesia dan Tarbiyatul Ulum 1 yang memang terletak di lokasi yang sama, Serut Boyolangu. Dilanjutkan bertandang ke daerah Gondang berkunjung ke tiga lembaga: TPQ Bustanul Ulum, TPQ An Nur dan TPQ Al Khodijah.
Jam 2.18 WIB Mas Zakaria kembali mengingat akan tugas saya. Disambung dengan chat pada jam 7.29 WIB yang isinya menginstruksikan saya untuk membawa alokasi dana guna kepentingan konsumsi kunjungan monev. Beberapa botol Aqua tanggung dan jajanan tradisional pasar adalah menu pilihan yang akan disuguhkan. Tugas konsumsi itu diembankan ke Windy, saya diinstruksikan menata lemari, sementara Mas Zakaria cek lock terlebih dahulu di kantor BMH. Tempat ia bekerja.
Selasa pagi sekitar jam 8.10 WIB saya sampai di TPQLB Spirit Dakwah Indonesia. Dengan segera saya berusaha menata lemari yang berisikan berkas administrasi lembaga: mulai dari akte dan KK santri, absensi, modul pembelajaran, media pembelajaran, alat tulis dan lain sebagainya. Selain itu saya juga membersihkan musala Baitussalam, sehingga elok di mata dan nyaman untuk ditempati bersama.
Tak berselang lama, Windy datang dengan membawa Al Qur'an Braille yang dibungkus kantong plastik putih, jajanan pasar yang diwadahi plastik hitam dan tas kecil yang talinya ditaruh di bagian sisi pundak. Sejenak ia basa-basi. Lantas saya menyodorkan dua lembar uang berwarna merah kepadanya. Ia akan membeli beberapa botol Aqua tanggung sekaligus mengambil form monev di rumah Mas Zakaria. Beberapa saat setelah Windy berangkat, datanglah Mas Zakaria. Ia pun sempat basa-basi sepatah dua kata sebelum akhirnya bertanya telah sarapan atau belum kepada saya. Akhirnya, karena jawaban saya belum maka ia menyuruh saya chat pada Windy untuk sekalian membeli nasi.
Sekitar lima belas menit berlalu, Windy pun datang dengan memggembol plastik hitam yang berisikan 8 botol Aqua dan form data TPQ yang harus dilengkapi. Akan tetapi ia tidak sempat membeli nasi, karena pada kenyataannya chat WhatsApp saya baru masuk tatkala suara motornya sudah ada di depan musala. Akhirnya, ia pun bergegas membeli nasi ayam geprek di warung seberang jalan raya. Letaknya persis berhadapan dengan musala hanya tersekat jalan raya.
Tak butuh waktu lama untuk saya berhasil menyantap hidangan ayam geprek tersebut. Setelah selesai makan, saya berusaha memahami form data TPQ yang harus dilengkapi. Akhirnya, kala itu, saya dan Windy melengkapi data satu persatu. Akan tetapi baru seperempat jalan mengisi form data TPQ tersebut, rombongan kunjungan monev Kemenag Provinsi telah datang. Mas Zakaria dan Pak Imron menyambut rombongan monev. Sedang saya dan Windy berpindah tempat berusaha untuk merampungkan data yang dibutuhkan.
Momentum Kunjungan
Rombongan monev Kemenag Provinsi itu berjumlah enam orang. Itu pun ditambah dengan pasukan dari Kemenag Kabupaten dan Ketua PDPonTren. Secara gender, enam orang itu terdiri dari lima laki-laki dan satu orang perempuan. Semuanya seolah-olah sepakat untuk menggunakan dress code baju putih dan celana hitam. Selebihnya, hanya dua orang saja yang menggunakan pakaian batik. Dua orang mengenakan songkok hitam, sisanya tidak.
Mereka tidak duduk menghadap meja yang telah disediakan. Akan tetapi, semuanya duduk dengan membentuk lingkaran. Mula-mula dari perwakilan pihak rombongan monev membuka pembicaraan, lantas disambung dengan pemaparan mengenai seluk-beluk berdiri lembaga dan proses pembelajaran mengaji yang dilakukan oleh TPQLB Spirit Dakwah Indonesia. Mas Zakaria dan Pak Imron (selaku ketua Yayasan LKSA Spirit Dakwah Indonesia) silih bergantian memberikan informasi. Sedang saya dan Windy sibuk mengisi data TPQ di balik satir sembari sesekali menguping pembicaraan.
Tak lama kemudian Mas Zakaria menghampiri kami (baca: saya dan Windy) dan meminta untuk bergabung. Awalnya kami malu dan sungkan karena di awal pertemuan memang tidak sempat menyambut dan bersalaman dengan rombongan monev. Akan tetapi dengan keyakinan yang bulat kami pun memberanikan diri untuk bergabung kendati form masih belum lengkap. Masih ada beberapa poin data yang belum terisi.
Kala itu saya duduk di samping Ibu Nurhayati sebagai perwakilan dari Kemenag Kabupaten Tulungagung. Beliau sempat bertanya perihal apa peran dan status saya di TPQLB. Selanjutnya kami sempat hanyut dalam obrolan tipis mengenai proses pembelajaran mengaji di TPQLB Spirit Dakwah Indonesia. Namun obrolan itu terputus tatkala beliau meminta buku tamu dan diminta untuk melengkapi data TPQLB yang belum rampung tadi. Kami pun diminta oleh salah satu orang dari pihak rombongan monev untuk mengisi form data TPQ secara ganda (rangkap dua). Itu artinya kami harus mengisi satu form kosongan lagi. Semua itu dikerjakan oleh Windy, sedang saya yang menjadi sumber utamanya. Kenapa harus mengisi form dua rangkap? Soalnya satu form untuk kebutuhan arsip Kemenag Provinsi dan satu lagi untuk arsip Kemenag Kabupaten Tulungagung.
Satu hal penting yang masih teringat dan dihasilkan dari kunjungan monev Kemenag tersebut ialah kami diinstruksikan untuk membuat akun EMIS, sehingga kami bisa mengajukan pencarian insentif untuk dewan asatidz yang mengajar di TPQLB Spirit Dakwah Indonesia. Dengan demikian, maka PR besar kami berikutnya adalah sesegera mungkin melengkapi seluruh persyaratan administrasi yang dibutuhkan untuk memiliki akun EMIS. EMIS sendiri adalah akronim dari Education Management Information System. Laman resmi kemenag.go.id menyebutkan, EMIS adalah sistem pendataan pendidikan yang dikelola oleh Kementerian Agama berbasis teknologi mutakhir. Semenjak 25 Februari 2021, EMIS secara resmi dirilis untuk mendata dan merevisi lembaga pendidikan Islam (madrasah). EMIS sendiri akan terintegrasi dengan beberapa aplikasi brbasis pendidikan lain seperti BOS, Simpatika, e-RKAM, Aksi dan Siaga.
Setelah diberi arahan yang demikian lantas timbullah pertanyaan besar dalam benak kami: "Buat akun EMIS itu caranya seperti apa? Apa saja persyaratan yang harus dipenuhi?" Di tengah-tengah kebingungan itu akhirnya Mas Zakaria inisiatif bertanya kepada Pak Hanik selaku salah satu dari pihak rombongan monev. Pak Hanik menegaskan bahwa semua alur pendaftaran itu termuat jelas di lembaran Juknis Insentif. Untuk lebih jelasnya beliau langsung mengirimkan file Pdf via WhatsApp. Kala itu langkah suram tampak terang-benderang.
Tak lama kemudian, pihak rombongan monev Kemenag memohon izin untuk berpamit diri, namun sebelum itu meminta kesediaan kami untuk berfoto bersama. Dokumentasi ini penting sebagai bukti kunjungan monev Kemenag ke lembaga telah terealisasi. Kami berfoto bersama dengan background banner struktur pengelola harian TPQLB Spirit Dakwah Indonesia. Empat sesi foto dengan gaya yang berbeda diambil. Terakhir kunjungan monev Kemenag itu ditutup dengan bersalaman.
Tulungagung, 11 Juni 2022
Komentar
Posting Komentar